3冊並行読書のブログ

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ミーティングミニッツ(議事録)を効率よく取るコツ(日本語でも英語でも)

私はこれまで幾多もの会議に出席して、しばしばミニッツを作成してきました。日本語で行われるものもあれば、英語で行われるものもありました。それを通じて、議事録を作る上で大切と思うコツを記しておきます。

 

 

1 議事録はその日のうちに関係者に共有する

議事録作成の技術も重要ですが、まずは「ミニッツは鮮度が命」と頭に叩き込んでください。自分が作るのはドラフトで、完璧なものを作る必要はないです。足りないところは、他の人が追記してくれるように振ったほうが効率も上がります。時間が経つにつれて、あなた自身も関係者も記憶が薄れ、フォローすらできなくなってしまう可能性があります。その日のうちにドラフトを関係者に送るのがベストですが、遅くとも次の日の午前中には関係者に共有するようにしましょう。

 

2 終わった時点で関係者に内容を確認する

 会議が終わった段階で、上司なり会議のキーパーソンに対して、「●●は〇〇ということですよね?」とか、「〇〇のところがちょっと理解できなかったのですが。。。」と聞きましょう。または印象よく聞くためには、「今日の会議のポイントは、〇〇と××と△△ですよね?」と聞きましょう。ここは的外れな質問をしていても、あまり怒られない気がします。

 

3 分からないところは「分かりませんでした」と書く

会議の内容によっては、他の人も分からない場合も多々あります。会議の流れ上、内容が明らかにならないまま次のトピックに移る場合もあります。その時は、(ここで〇〇について議論。すみません、内容がよくわかりませんでした)と一筆入れておけばよいでしょう。あまり重要でないことならば、落としてもいいと思います。

 

4 録音はしない

録音をすると「後で聞き直せばいいや」という意識ができて、その場で挽回できるチャンスを落としてしまいます。初めて議事録を作る時や、極めて重要な時は録音してもいいかもしれませんが、基本的にはやめましょう。1時間の会議の場合、巻き戻しをしながら聞いていたら、2~3時間はかかってしまいます。

 

5 事前に議事次第を確認し、話す内容を勉強する

予習をしましょう。内容についてよく理解していたら、その場で質問なりして確認することも可能となります。

 

6 余裕があれば途中でメモを見直す

言われたことを単に書き写していると、何を意味しているのかわからなくなることがあります。途中でいったん見直して、ここの部分は何を言っているのか?と後から見ても分かるようにしましょう。