ミーティングミニッツ（議事録）を効率よく取るコツ（日本語でも英語でも）

私はこれまで幾多もの会議に出席して、しばしばミニッツを作成してきました。日本語で行われるものもあれば、英語で行われるものもありました。それを通じて、議事録を作る上で大切と思うコツを記しておきます。

１　議事録はその日のうちに関係者に共有する

議事録作成の技術も重要ですが、まずは「ミニッツは鮮度が命」と頭に叩き込んでください。自分が作るのはドラフトで、完璧なものを作る必要はないです。足りないところは、他の人が追記してくれるように振ったほうが効率も上がります。時間が経つにつれて、あなた自身も関係者も記憶が薄れ、フォローすらできなくなってしまう可能性があります。その日のうちにドラフトを関係者に送るのがベストですが、遅くとも次の日の午前中には関係者に共有するようにしましょう。

２　終わった時点で関係者に内容を確認する

　会議が終わった段階で、上司なり会議のキーパーソンに対して、「●●は〇〇ということですよね？」とか、「〇〇のところがちょっと理解できなかったのですが。。。」と聞きましょう。または印象よく聞くためには、「今日の会議のポイントは、〇〇と××と△△ですよね？」と聞きましょう。ここは的外れな質問をしていても、あまり怒られない気がします。

３　分からないところは「分かりませんでした」と書く

会議の内容によっては、他の人も分からない場合も多々あります。会議の流れ上、内容が明らかにならないまま次のトピックに移る場合もあります。その時は、（ここで〇〇について議論。すみません、内容がよくわかりませんでした）と一筆入れておけばよいでしょう。あまり重要でないことならば、落としてもいいと思います。

４　録音はしない

録音をすると「後で聞き直せばいいや」という意識ができて、その場で挽回できるチャンスを落としてしまいます。初めて議事録を作る時や、極めて重要な時は録音してもいいかもしれませんが、基本的にはやめましょう。１時間の会議の場合、巻き戻しをしながら聞いていたら、２～３時間はかかってしまいます。

５　事前に議事次第を確認し、話す内容を勉強する

予習をしましょう。内容についてよく理解していたら、その場で質問なりして確認することも可能となります。

６　余裕があれば途中でメモを見直す

言われたことを単に書き写していると、何を意味しているのかわからなくなることがあります。途中でいったん見直して、ここの部分は何を言っているのか？と後から見ても分かるようにしましょう。